Avec la nouvelle version, une nouvelle fonction a été rajoutée à l’IMDS : La Mise à jour des MDS.

L’objectif et la raison d’être de la présente fonction est d’aider à la conformité des matières avec changement de gestion. Le changement de gestion décrit les conditions dans lesquelles une nouvelle fiche de données matières doit être créée en tant que nouvelle fiche ou mise à jour. Dans notre bulletin Journal 08/2014, nous avions déjà mentionné ceci  la Page 10.

Extrait du Manuel d’utilisateur du Système de Données Matières (IMDS), Version 10.0

Cette fonction liste les MDS des fournisseurs mises à jour et énumère les MDS individuelles ou publiées qui contiennent une ancienne version de MDS mise à jour. Cette fonction est semblable à une analyse (preuve d’utilisation), à la différence que l’IMDS génère automatiquement le contenu de la liste et l’affiche aussitôt lorsqu’un utilisateur lance une recherche sur cet écran.

La procédure de mise à jour s’effectue en deux étapes. Au cours de la première étape, la réelle mise à jour avec le remplacement des anciennes références par les nouvelles s’effectue. La vérification des MDS s’effectue ensuite au cours la deuxième étape. Si les résultats de la vérification ne contiennent pas de messages d’erreur, la MDS peut être publiée en l’état. Mais si des messages d’erreur existent, la MDS peut être éditée manuellement pour corriger les erreurs. Afin de réduire le temps de l’édition des MDS, plusieurs MDS peuvent être éditées simultanément (mises à jour et publiées).

Si la fonction de mise à jour des MDS est utilisée pour créer une nouvelle version d’une MDS, les références mises à jour sont remplacées en conséquence. Une nouvelle peut aussi être créée manuellement comme avec la fonction précédente. La procédure de contrôle s’assure que les mises à jour correspondant aux MDS référencées sont disponibles. Si le système trouve une ancienne version et que l’utilisateur souhaite la remplacer, le bouton « Remplacer » localisera automatiquement la version actuelle et remplacement l’ancienne version par la version actuelle.

L’écran des mises à jour de MDB se situe dans l’onglet « Fonctions » du menu.
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Conny Kristen
Sales & Consulting Material Compliance
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